Kontakt z leadem w 30 sekund zamiast 4,5 godziny

Wyzwanie

Edu4u to brytyjska agencja, która rekrutuje studentów na uczelnie wyższe. Rynek jest wyjątkowo konkurencyjny: kandydat, który wypełnia jeden formularz, zwykle wypełnia ich kilka, a studenta zdobywa ta agencja, która zadzwoni pierwsza. Szybkość pierwszego kontaktu waży tu więcej niż sama oferta. Przy 2–3 tysiącach leadów miesięcznie z kampanii na Meta i Google każda minuta zwłoki kosztowała konkretne pieniądze.

Średni czas odpowiedzi na nowego leada wynosił około 4,5 godziny. Reklamy działały pełną parą, budżety rosły, ale konwersja nie nadążała. Większość potencjalnych studentów rezygnowała, zanim ktokolwiek z zespołu zdążył oddzwonić, a inne agencje dzwoniły pierwsze.

Co próbowali przed nami

Edu4u współpracowało wcześniej z inną agencją, która miała zbudować dokładnie to: automatyczny pierwszy kontakt i uporządkowany CRM. Wdrożenie zrobiono niedbale:

• W CRM-ie panował chaos: duplikaty, puste pola, niespójne statusy. Zespół sprzedaży nie wiedział, z kim już się kontaktowano, a z kim nie.
• Nikt nie widział, co się dzieje z leadem po wysłaniu formularza.

Edu4u płaciło więc podwójnie: za reklamy i za system, który w praktyce nie działał. Do nas przyszli nastawieni sceptycznie, bo widzieli już, jak wygląda „Voice AI” zrobione po łebkach.

Jak to działa

Wdrożyliśmy Voice AI połączone z CRM-em, który przebudowaliśmy od zera. Przebieg wygląda tak:

1. Lead wypełnia formularz reklamowy na Meta lub Google.
2. W ciągu kilku sekund Voice AI do niego dzwoni, prowadzi naturalną rozmowę kwalifikacyjną i zbiera najważniejsze informacje.
3. Zakwalifikowany lead trafia prosto do kalendarza konsultanta, a pełny zapis rozmowy ląduje w CRM-ie.
4. Każdy lead ma jasny status, przypisanego opiekuna i historię kontaktów. Nie ma duplikatów ani zgubionych rekordów.

Przy 2–3 tys. leadów miesięcznie najważniejsza była niezawodność, bo każde zgubione połączenie to stracone pieniądze. Wdrożenie zajęło 3 tygodnie i objęło integracje z platformami reklamowymi, trenowanie modelu głosowego na słownictwie branży edukacyjnej, przebudowę CRM-u i szkolenie zespołu.

Co się zmieniło

System działa teraz 24/7, więc leady, które przychodzą wieczorem i w weekendy, nie czekają już do poniedziałku rana. CRM stał się jedynym wiarygodnym źródłem danych: zespół sprzedaży wie, na jakim etapie jest każdy lead, i nie musi przekopywać arkuszy. Zamiast gasić pożary przy formularzach, zespół Edu4u rozmawia z leadami, które są już wstępnie zakwalifikowane i znacznie chętniej się zapisują.