Własny CRM afiliacyjny w 10 tygodni

Wyzwanie

Edu4u rekrutuje studentów na brytyjskie uczelnie przez sieć agentów działających w terenie. Przed tym wdrożeniem praca z agentami opierała się na Excelu i grupach na WhatsAppie, czyli połączeniu, na którym rozbija się większość prób skalowania.

• Prowizje liczono ręcznie w Excelu. Nie było dziennika zmian ani historii wersji, tylko to, co akurat było w arkuszu.
• Materiały sprzedażowe, PDF-y, grafiki i linki szły przez WhatsApp. Linki wygasały, pliki ginęły w rozmowach, a agenci w kółko zadawali te same pytania.
• Nie było jednego sposobu informowania agentów o wypłacie prowizji. Każda wypłata oznaczała serię osobnych wiadomości na WhatsAppie.
• Agenci nie widzieli własnych wyników: zarobków, miejsca w rankingu ani tego, ile brakuje im do kolejnego poziomu.
• W efekcie agenci tracili motywację, rekrutacja zwalniała, a sieć przestała rosnąć.

Dlaczego gotowy CRM nie wystarczył

Edu4u sprawdziło wcześniej popularne rozwiązania: HubSpot, Pipedrive i typowe platformy afiliacyjne. Żadne nie pasowało, bo logika biznesowa była zbyt specyficzna:

• Drzewo poleceń w sieci partnerów. Agenci zarabiają na swoich studentach oraz na studentach pozyskanych przez agentów, których zaprosili. Gotowe CRM-y nie obsługują poleceń wielopoziomowych.
• Silnik poziomów. Stawka prowizji zależy od aktualnego poziomu agenta, a ten zmienia się razem z wynikami. Zmiana poziomu ma wpływać na przyszłe prowizje, a nie przepisywać tych naliczonych wcześniej.
• Wypłaty w 2 transzach. Prowizje są wypłacane w dwóch częściach, powiązanych z etapami ścieżki studenta. Żaden SaaS afiliacyjny nie obsługuje tego bez przeróbek.
• Migawki prowizji (snapshotting). Gdy prowizja zostanie zatwierdzona, późniejsze zmiany zasad nie mogą naruszyć tego, co agent już zarobił. Każda wypłata musi mieć zapis, którego nie da się zmienić.
• Trzy interfejsy dla trzech ról, ściśle rozdzielone. Agent potrzebuje aplikacji mobilnej do pracy w terenie, konsultant dashboardu na komputer dla swojego regionu, a admin pełnej kontroli. Każda rola widzi inny produkt.

System sklejony w Zapierze byłby kruchy w utrzymaniu i niemożliwy do audytu, więc zbudowaliśmy własny od zera.

Co zbudowaliśmy

System udostępnia trzy osobne interfejsy z jednego backendu: aplikację dla agentów projektowaną z myślą o telefonie, dashboard na komputer dla konsultantów i pełny panel admina. Łącznie ~25 widoków obsługuje cały proces, od przyjęcia studenta do wypłaty prowizji.

Panel konsultanta (komputer) i aplikacja agenta (telefon): ten sam backend, dwa zupełnie różne produkty. Zrzuty pokazują dane demonstracyjne.

Motywacja wbudowana w system: wyzwania, ranking, baza materiałów

Agenci potrzebują trzech rzeczy, żeby dalej rekrutować: jasnego celu, wiedzy o tym, jak wypadają na tle innych, i łatwego dostępu do materiałów, którymi sprzedają. Aplikacja daje im to wszystko w jednym miejscu:

• Wyzwania: cele z terminem, przypięte do konkretnego wyniku („zrekrutuj 3 studentów w tym tygodniu”), zamiast ogólnych pogadanek motywacyjnych.
• Ranking na żywo: każdy agent widzi swoje miejsce wśród innych. Presja społeczna zastępuje milczący arkusz.
• Baza materiałów: jedno miejsce na PDF-y, grafiki, skrypty rozmów i materiały wdrożeniowe. Zastępuje chaos na WhatsAppie, gdzie linki ginęły w rozmowach.

Silnik prowizji z migawkami

Każda prowizja jest naliczana według zasad poziomu obowiązujących w chwili, gdy agent ją zarobił. Jeśli Edu4u zmieni później stawki, wcześniejsze prowizje zostają przy zasadach, które obowiązywały wtedy. To chroni obie strony: agent wie, co mu obiecano, a Edu4u może zmieniać zasady bez przepisywania historii. Wypłaty idą w dwóch transzach powiązanych z etapami ścieżki studenta.

Drzewo poleceń w sieci partnerów

Sieć rośnie dzięki zaproszeniom: każdy agent może zapraszać kolejnych i dostaje część prowizji od każdego studenta, którego pozyskają zaproszeni przez niego agenci. Aplikacja pokazuje całe drzewo: agenci widzą w nim swoją sieć, a admini od razu dostrzegają, gdzie sieć się rozwija, a gdzie utknęła. Każdy spersonalizowany link z zaproszeniem zapisuje polecenie bezpośrednio w drzewie.

Panel admina

Jeden panel zastępuje bałagan z Excelem i WhatsAppem: metryki sieci, wyniki poszczególnych agentów, zatwierdzanie prowizji, konfiguracja wyzwań, historia wypłat i dziennik zdarzeń. Admin widzi cały system, konsultant swój region, a agent tylko własne dane. Granice ról są ścisłe i dane nie przeciekają między nimi.

Pod maską

Dla czytelników technicznych: Next.js 15 i React 19, Supabase jako warstwa danych i logowania z row-level security dostosowanym do ról, typowana warstwa dostępu do bazy, migracje w systemie kontroli wersji, rate limiting i CSP na wejściu, a całość w kontenerach na serwerze w Hetznerze. Trzy interfejsy ról korzystają z jednego modelu danych, a logika prowizji działa w czystym, przetestowanym silniku poziomów z niezmiennymi migawkami wypłat.

Wdrożenie

Aplikację zbudowaliśmy w 10 tygodni, a wdrożenie w sieci agentów Edu4u zajęło tydzień. Agenci, konsultanci i admini pracują w jednym systemie zamiast w Excelu i na grupach WhatsApp. Silnik prowizji dla sieci partnerów stosuje stawki z poziomu agenta, materiały są w jednej bazie, a każda wypłata ma niezmienny zapis.

Masz proces, który nie mieści się w żadnym gotowym narzędziu?

Budujemy aplikacje dopasowane do konkretnego modelu biznesowego, a nie kolejny typowy CRM.

Zarezerwuj darmowy audyt →